Cách chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho quy trình làm việc của bạn

0
6

Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý các dự án, bạn có thể muốn tích hợp phần mềm Meey crm quản lý dự án vào quy trình làm việc của mình. Một ứng dụng như vậy sẽ cho phép bạn cải thiện hiệu quả của nhóm, đảm bảo bạn luôn đáp ứng thời hạn, giữ cho khách hàng hài lòng và tối đa hóa doanh thu của bạn. Từ bài viết này, bạn sẽ biết cách chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất và các tính năng cần tìm. Ngoài ra, bạn sẽ tìm hiểu về các công cụ quản lý dự án tối ưu cho các loại người dùng khác nhau.

Cách Chọn Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất Cho Quy Trình Làm Việc Của Bạn

Định nghĩa về Phần mềm Quản lý Dự án

Hãy tưởng tượng bạn đang làm một bộ phim. Để bộ phim được hoàn thành, bạn cần thực hiện các công việc sau:

  • Tiến hành tuyển chọn casting
  • Thuê nhóm quay phim, biên kịch, sản xuất âm thanh và các chuyên gia khác
  • Đảm bảo rằng mọi người đều có mặt đúng ngày giờ
  • được phép để làm việc trên một số di tích lịch sử
  • Tổ chức vận chuyển và ăn ở
  • Nhận ngân sách
  • Lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị

Bạn nên xử lý tất cả các nhiệm vụ này theo một thứ tự cụ thể. Hàng trăm người sẽ tham gia vào quá trình này. Nhóm làm phim của bạn sẽ bao gồm một số nhóm con khác nhau, mỗi nhóm đều có mục tiêu và thời hạn. Phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép bạn hiểu ai cần làm những gì và khi nào. Bạn sẽ có thể phân bổ hợp lý các nguồn lực của mình, tối ưu hóa lịch biểu và cắt giảm chi phí.

Phần mềm quản lý dự án là một loại ứng dụng cộng tác trực tuyến. Đây là cách nó hoạt động:

  • Tất cả nhân viên đang cộng tác trên dự án đăng nhập để kiểm tra những gì họ dự kiến ​​sẽ làm và khi nào
  • ghi lại tiến trình của họ trong các nhiệm vụ.
  • Theo dõi xem đồng nghiệp của họ đang bận gì, thời hạn của họ là gì và họ nên đạt được mục tiêu gì

Người giám sát có thể thấy rõ liệu tất cả các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng thời hạn hay không. Nếu một số thành viên trong nhóm không đáp ứng được thời hạn của họ, người quản lý có thể nhanh chóng phân phối lại nhiệm vụ và giao chúng cho các chuyên gia khác. Nếu phần mềm quản lý dự án của bạn hỗ trợ theo dõi tài chính, bạn cũng có thể kiểm tra xem mình có nằm trong ngân sách hay không.

Chức năng ứng dụng quản lý dự án

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, bạn có thể xử lý cả các dự án trực tuyến và ngoại tuyến, chẳng hạn như: Các

  • chiến dịch tiếp thị người ảnh hưởng (Influencer marketing)
  • Triển lãm thương mại ngoại tuyến
  • Xây dựng chợ trực tuyến
  • “Cải tạo” một ngôi nhà cũ

Với sự trợ giúp của phần mềm bạn có thể xem mỗi dự án yêu cầu bao nhiêu tài nguyên. Thêm vào đó, bạn có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Nếu phần mềm thông báo rằng một nhiệm vụ cụ thể có thể không đáp ứng được thời hạn của nó, nó sẽ thông báo trước cho bạn để bạn có đủ thời gian thực hiện.

Ứng dụng quản lý dự án nâng cao có thể thực hiện những việc sau:

  • Tự động tinh chỉnh tiến độ dự án khi nhân viên không đáp ứng thời hạn
  • Tạo báo cáo để người giám sát biết nhân viên nào có quá nhiều việc hoặc quá ít để làm
  • Theo dõi ngân sách dự án
  • Ghi lại số giờ có thể lập hóa đơn để bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng trong thời gian kinh doanh

Để giảm chi phí, bạn có thể muốn bắt đầu với phần mềm cung cấp chức năng cơ bản với mức giá tối thiểu và sau đó cho phép bạn nâng cấp lên các gói nâng cao hơn với chức năng mở rộng và thẻ giá cao hơn.

Các thông số chính của

giải pháp quản lý dự án Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cần đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Tập trung vào các dự án chứ không chỉ bất kỳ loại công việc nào đang diễn ra. Ví dụ: Airtable, Basecamp và Trello thường được coi là các công cụ quản lý dự án – nhưng trên thực tế, các chuyên gia có thể sử dụng chúng cho bất kỳ loại công việc nào. Một dự án nên có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và có thể thực hiện được. Nếu thiếu một trong ba yếu tố cần thiết này, điều đó có nghĩa là công việc bạn đang làm không thể được coi là một dự án.
  • Cung cấp các công cụ để theo dõi, sắp xếp và lên lịch làm việc dựa trên các dự án. Biểu đồ Gantt cũng rất cần thiết: chúng cung cấp chế độ xem dòng thời gian thường được sử dụng trong quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án cho phép nhân viên của bạn làm việc trên hàng chục hoặc hàng trăm dự án và lịch trình của họ song song. Nếu bạn cố gắng phối hợp tất cả những điều này bằng cách sử dụng email, bút và giấy hoặc bất kỳ công cụ nào kém tiên tiến hơn, quy trình làm việc của bạn có thể trở nên hỗn loạn.

Mẹo chọn giải pháp quản lý dự án

Khi so sánh các giải pháp quản lý dự án khác nhau, bạn nên tự hỏi mình ba câu hỏi sau:

  • Nhân viên của bạn cần hoàn thành những loại nhiệm vụ nào?
  • Có bao nhiêu nhân viên trong công ty của bạn?
  • Bạn muốn điều hành công việc kinh doanh của mình như thế nào?

Hỏi các thành viên trong nhóm của bạn về nhu cầu và điểm đau của họ. Tổ chức đào tạo cho tất cả nhân viên của bạn về cách sử dụng các công cụ mới. Tùy chỉnh ứng dụng theo yêu cầu cá nhân của tổ chức bạn trước khi bạn bắt đầu thêm dự án vào ứng dụng đó.

Chi phí thiết lập của một giải pháp quản lý dự án có thể khá cao – nhưng khoản đầu tư sẽ nhanh chóng được đền đáp. Nó sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác trong và giữa các nhóm. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và đưa ra các biện pháp để cải thiện hiệu quả công việc của họ.

dự án miễn phí tốt nhất

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất không cần phải đắt tiền. Nhiều ứng dụng hàng đầu có phiên bản miễn phí, chức năng của chúng có thể bị hạn chế theo những cách sau:

  • Chúng có thể chỉ hỗ trợ một số lượng nhỏ người dùng và / hoặc dự án
  • . Chúng có thể chỉ cung cấp hầu hết các tính năng cơ bản cho người dùng miễn phí

Nếu công ty của bạn nhỏ và bạn thường chỉ xử lý một vài dự án tại một thời điểm, bạn có thể hài lòng với phiên bản miễn phí của sản phẩm. Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể muốn sử dụng phiên bản miễn phí để có ý tưởng về sản phẩm và quyết định xem việc nâng cấp lên gói trả phí có hợp lý hay không.

AceProject, ProofHub, TeamGantt, Teamwork, Redmine, Wrike và Zoho Projects – đây là một số giải pháp quản lý dự án phổ biến nhất cung cấp tài khoản miễn phí. Tuy nhiên, vị trí đầu bảng xếp hạng này thuộc về Meey CRM. Đây là một sản phẩm lớn và linh hoạt có sẵn ở các định dạng On-Premise hoặc Cloud cũng như các ứng dụng di động dành cho iOS và Android. Khi nói đến quản lý dự án, Meey CRM cho phép bạn thực hiện những việc sau:

  • Tạo số lượng không giới hạn các nhiệm vụ nhóm và riêng
  • Thêm các nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra
  • Sử dụng các mẫu để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
  • Sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch và giám sát các dự án
  • Chuyển sang chế độ xem Kanban cho các nhiệm vụ và dự án trực quan với các giai đoạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh
  • Sử dụng extranet để đảm bảo giao tiếp và cộng tác của bạn với người dùng bên ngoài như dịch giả tự do, đối tác và khách hàng được bảo mật.
  • Tạo báo cáo để đo lường hiệu suất của nhân viên

Meey CRM dễ dàng tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba. Ngoài quản lý dự án, nó còn có các công cụ quản lý thời gian và nhiệm vụ tuyệt vời. Bạn sẽ đánh giá cao trung tâm liên hệ tích hợp của Meey CRM, trình tạo trang web miễn phí và một CRM mạnh mẽ có thể lưu trữ số lượng bản ghi không giới hạn.

Meey CRM sẽ rất hữu ích cho các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Ngoài gói miễn phí, nó cũng có ba gói trả phí với giá thay đổi từ 49 đô la đến 199 đô la mỗi tháng.

ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các công ty nhỏ sẽ khiến bạn không quá $ 15 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Có thể, bạn sẽ chỉ cần trả 6 USD hoặc thậm chí 3 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng. Các giải pháp như vậy thiếu các công cụ tiên tiến dành riêng cho phần mềm đắt tiền hơn. Ví dụ, công cụ thân thiện với ngân sách nhất sẽ khó có thể đối phó với các nhiệm vụ sau:

  • Lên lịch cho nhân viên
  • Thu thập bảng chấm công để lập hóa đơn cho khách hàng
  • So sánh tiến độ trên nhiều dự án đang chạy đồng thời

nhưng chức năng cơ bản của nó phải đủ rộng và linh hoạt cho một doanh nghiệp nhỏ.

Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý các dự án của mình trước đây, bạn có thể muốn bắt đầu với GanttPRO. Nó có một thẻ giá thấp và một đường cong học tập nông cạn.

Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình mở rộng quy mô theo thời gian, bạn có thể chọn tham gia Project Zoho. Đó là một hệ sinh thái gồm các ứng dụng hữu ích tích hợp liền mạch với nhau.

Ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho các tổ chức lớn Các

thường hài lòng với phần mềm như Celoxis hoặc LiquidPlanner. Các công cụ này cho phép họ thực hiện những việc sau:

  • Điều phối công việc của hàng nghìn nhân viên
  • Theo dõi thời gian cho mục đích thanh toán
  • Doanh thu dự án
  • Theo dõi ngân sách
  • Nhận thông tin chi tiết về nguồn lực
  • Xác định các nhiệm vụ ưu tiên cao
  • Xác định các nhiệm vụ và dự án có nguy cơ trượt

Các giải pháp như vậy tập trung ít hơn vào hiệu suất của các cá nhân và hơn thế nữa về hiệu quả của các đội và bộ phận phòng ban.

Ứng dụng quản lý dự án tốt nhất với các tính năng đặc biệt

Bạn có thể muốn chọn một giải pháp với các tính năng đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng được hai tiêu chí sau:

  • Bạn không phải là một tổ chức

lớncác ứng dụng sau đây cho bạn:

Tên ứng dụng Tính năng
Celoxis Tương tự tốt cho quản lý công việc dự án và phi dự án
LiquidPlanner Tuyệt vời cho các nhóm lớn
Paymo Công cụ lập hóa đơn tích hợp sẵn
Smartsheet Hoàn hảo cho các nhóm dành nhiều thời gian thảo luận và lặp lại nội dung trực quan
Smartsheet Lý tưởng để tự động hóa các nhiệm vụ, yếu tố quản lý dự án của bạn
Làm việc theo nhóm Chuyên xử lý công việc của khách hàng; các tính năng lập hóa đơn, lập hóa đơn và tạo biểu mẫu biên nhận cho các dự án mới
Wrike Tương tự tốt cho việc quản lý công việc dự án và phi dự án

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here